外貿(mào)跟單員是外貿(mào)型服裝企業(yè)的核心戰(zhàn)斗力，始終奮斗在外貿(mào)業(yè)務(wù)的第一線。對(duì)外承接客戶需求，對(duì)內(nèi)統(tǒng)籌采購生產(chǎn)，溝通能力、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、外語水平，十八般武藝樣樣精通。

外貿(mào)跟單常見工作流程

多年下來，發(fā)現(xiàn)好的服裝外貿(mào)公司流程都是差不多的，而業(yè)績不是很好的外貿(mào)公司，則各有各的問題。

最常見的服裝外貿(mào)跟單流程

樣板單處理-成本核算及報(bào)價(jià)-接單-算料-面輔料采購-庫存與倉管-安排生產(chǎn)-出貨方式和船期-出裝箱單-報(bào)商檢出口-追收貨款

一、 首先是從板單跟起

1.翻譯：接到外國客人板單先對(duì)進(jìn)行文字處理，翻譯成中文。

2.檢查：進(jìn)行逐項(xiàng)檢查板單，看清楚客人要求。

A.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對(duì)方報(bào)價(jià)提供板布）

B.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如YKK）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下單訂購。

3.制作工藝單：要注明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、繡花及其它處理，交板日期等。

4.交接板房：完整的樣板工藝生產(chǎn)通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板。

5.樣衣制作與洗水、后整：板房做好樣衣后交給桿單元安排洗水，查看樣衣符合各項(xiàng)要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。洗水回來由跟單員檢查核對(duì)符合要求后交給板房做后整。

6.樣衣寄送：板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤后交給跟單員。跟單員要核對(duì)無誤寄給客人。

二、成本核算及報(bào)價(jià)

1.填寫核價(jià)單：跟單員寄出樣板同時(shí)要安排進(jìn)行核價(jià)，并填寫核價(jià)單，在填寫核價(jià)單時(shí)一定要認(rèn)真，清晰、力求準(zhǔn)確（核價(jià)單資料后附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價(jià)，印、繡花價(jià)格和各種物料價(jià)格和用量；加工費(fèi)，洗水費(fèi)，出貨運(yùn)輸文件費(fèi)，以及利潤等一覽表。

2.核實(shí)生產(chǎn)難度：核實(shí)板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度，主要是與布廠同事溝通，落實(shí)確定后明確面料價(jià)格資料，方便用料的價(jià)格核算。

3.算產(chǎn)量與加工費(fèi)：跟單員提供板單及樣衣給生產(chǎn)部對(duì)照，進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算和報(bào)價(jià)。

4.匯總核算成本

樣板單到此才算跟完。

三、接單

一般來說，報(bào)完價(jià)后，如客戶覺得價(jià)格接近或者是可以接受，會(huì)給出目標(biāo)價(jià), 大貨大約的數(shù)量，要求先安排定織胚布，打LID色板和安排再起確認(rèn)樣板。

起確認(rèn)樣板時(shí)關(guān)鍵在于保證交期及質(zhì)量，因此跟單員經(jīng)手的資料務(wù)必要準(zhǔn)確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時(shí)得到確認(rèn)，避免重復(fù)返工。

大貨生產(chǎn)常做的幾種樣板（sample）

1.頭板（proto-sample）,一般來說頭板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但當(dāng)有配色時(shí),一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.推銷板或大板（Salesman sample）作為大板,顏色要對(duì)，輔料要齊，印繡花也要按照要求的去做，特別是代表大貨面料，一定要好。

因?yàn)橐话銇碚f,大板是客人用于展銷會(huì)的展辦，目的為了將之前所做出的新款式，通過展銷辦獲得定單。如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費(fèi)。

3.生產(chǎn)板（PP-sample）,為了保證大貨的準(zhǔn)確性，在裁剪前，做給客戶看的樣板，代表大貨質(zhì)量，也是客戶對(duì)大貨的檢驗(yàn)。

4.影相板,又叫照相板（Photo-sample），一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴(kuò)大宣傳,增加銷售量的樣辦,主要看款式，外觀效果要好,一定要起到門面作用。

5.齊色齊碼板（Size set sample）,此項(xiàng)要求只是對(duì)于特定客的訂單，大貨下來后，該客戶會(huì)要求先安排做跳碼板（可以代用布和物料），待跳碼板確認(rèn)后，再做正確大貨布齊色齊碼板給客確認(rèn)OK后才可開裁。

6.洗水樣板，這個(gè)一般由跟單員自己批核，洗水要求要跟客人要求。并要保證成衣水洗尺寸，必須提前做好面料縮水率測試。如果洗水差異跟客人樣板出入較大返洗又實(shí)在無法達(dá)到客人要求的就挑出落色辦給客人批核確認(rèn)。并跟客人解釋溝通以得到客人認(rèn)可。

7.船頭板（Shippingsample），大多數(shù)客戶船頭辦要求板房在出貨前6~10天做好或從大貨里挑選，船頭板原則該并入大貨收費(fèi),寄出船樣的細(xì)碼單并入大貨交給財(cái)務(wù)出據(jù)發(fā)票，跟單員應(yīng)負(fù)責(zé)跟進(jìn)回收貨款。

四、定單的執(zhí)行

在和客戶正式簽定定單合同，并確認(rèn)客戶已執(zhí)行合同后，要下達(dá)生產(chǎn)通知單，生產(chǎn)通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達(dá)后落實(shí)相關(guān)部門在合理的時(shí)間內(nèi)接收到了正確的指令，并已開始執(zhí)行。

向生產(chǎn)部要生產(chǎn)計(jì)劃，監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進(jìn)行，保證其順暢。

如有客戶資料未到時(shí)，要及時(shí)與相關(guān)部門和客戶進(jìn)行溝通和調(diào)解，做出最合理的生產(chǎn)計(jì)劃。

五、確認(rèn)

在合同簽定后，對(duì)于跟單員來說，確認(rèn)工作是最重要的。在安排確認(rèn)時(shí)，要掌握以下幾條原則：

1.首先確認(rèn)生產(chǎn)計(jì)劃，要清點(diǎn)好主、輔料是否齊備，核對(duì)好來料顏色是否一致，保證生產(chǎn)按期順利開始。

2.監(jiān)督和督促生產(chǎn)計(jì)劃，確認(rèn)所有保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的有關(guān)指示，書面或?qū)嵨镆呀淮接嘘P(guān)部門的責(zé)任人，并已得到認(rèn)真執(zhí)行。

3.核對(duì)所有來料，與客戶確認(rèn)意見一致。

4.要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數(shù)量，如出現(xiàn)變更，要在第一時(shí)間內(nèi)通知生產(chǎn)部門，減少不必要的損失。

六、定單的跟蹤

在定單的執(zhí)行過程中，要準(zhǔn)時(shí)填報(bào)生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)表，及時(shí)給客戶報(bào)告生產(chǎn)進(jìn)度，并要及時(shí)匯總資料，整理訂單，避免出現(xiàn)疏漏的地方，并及時(shí)與客戶和生產(chǎn)部門溝通，對(duì)出現(xiàn)的意外情況要及時(shí)處理，如上報(bào)、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調(diào)有關(guān)部門采取補(bǔ)救措施等。

七、出貨

跟單員應(yīng)提前6~7天提供商檢資料給船務(wù)，并與客戶協(xié)商最后入倉期，跟進(jìn)裝箱單，入倉紙，出口證等出貨資料，及時(shí)安排出貨，如對(duì)于箱嘜、條形碼、包裝袋有不同要求，應(yīng)當(dāng)引起注意，并以書面形式下達(dá)給包裝部：

1.制定時(shí)間表：出貨時(shí)間、數(shù)量、入貨時(shí)間，及時(shí)通知相關(guān)部門（根據(jù)入貨通知時(shí)間及時(shí)安排發(fā)貨，如不能保證交貨，及時(shí)同船運(yùn)公司或客戶協(xié)商處理）

2.訂艙、報(bào)關(guān)

3.辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)

4.船樣及相關(guān)事宜，船樣一般在大貨出貨前6~10天給客戶寄出。

出貨程序可概括為：

(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。

(2)催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。

(3)訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。

A.貨柜選擇：

根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。

常用的有：

20’柜：29– 30立方/17.5噸；

40’柜：58– 61 立方/22.5噸；

40’H ：68 –71立方/27.5噸。

B.制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。

C.跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。

貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝， 指導(dǎo)貨物的擺放。

如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一兩箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨。

(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C、合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。
要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。

出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。

單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡明，整潔。

八、發(fā)票的開具及貨款回收

跟單員負(fù)責(zé)出貨后跟進(jìn)發(fā)票的開具，由跟單員負(fù)責(zé)提供出貨裝箱單及定單合同交給財(cái)務(wù)部統(tǒng)一開具發(fā)票。

跟單員負(fù)責(zé)及時(shí)督促客戶辦理，加快公司的資金周轉(zhuǎn)。

另對(duì)于信用證結(jié)算的客戶，由跟單員督促客戶及時(shí)為我司開具信用證，單證員負(fù)責(zé)對(duì)信用證的內(nèi)容進(jìn)行審核；電匯方式結(jié)算的，要在發(fā)貨后，及時(shí)督促客戶付款，避免壞帳損失的發(fā)生。

九、跟單員報(bào)帳

對(duì)于費(fèi)用方面的報(bào)帳：差旅費(fèi)，出差歸來后，要及時(shí)報(bào)帳，具體按公司文件執(zhí)行；其他費(fèi)用的報(bào)帳，力求在費(fèi)用發(fā)生的當(dāng)月進(jìn)行報(bào)帳，避免費(fèi)用跨月報(bào)帳，影響公司及部門的利潤核算。

生產(chǎn)過程跟單

除了樣板單、接單與出貨，生產(chǎn)過程跟單也是外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重中之重。

很多外貿(mào)公司并沒有自己的工廠，采用的是外發(fā)加工或者合作工廠的形式，對(duì)于實(shí)際生產(chǎn)能力和生產(chǎn)進(jìn)度很難很好的掌控，而由此造成的交期延誤卻要由外貿(mào)公司來承擔(dān)，包的那不是空運(yùn)，都是眼淚呀！

生產(chǎn)過程跟單的流程：

1.下達(dá)生產(chǎn)通知書

跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2.分析生產(chǎn)能力

生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期、按質(zhì)交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？

3.制定生產(chǎn)計(jì)劃
生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生產(chǎn)人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。

4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異，通常有下列原因：

a. 原計(jì)劃錯(cuò)誤 ；

b.機(jī)器設(shè)備有故障 ；

c.材料沒跟上；

d.不良率和報(bào)廢率過高；

e.臨時(shí)工作或特急訂單的影響；

f.前制程延誤的累積；

g.員工工作情緒低落，缺勤或流動(dòng)率高。